Comment concevoir un suivi intelligent du temps ?

Introduction

Le suivi du temps passé est important pour toutes les entreprises. Pour les consultants qui facturent souvent leurs prestations au temps passé, c’est essentiel. Comment concevoir un suivi du temps de travail apportant à la fois autonomie et précision des heures travaillées ? Quel intérêt à opter pour un outil de gestion du temps? Découvrez comment construire un suivi du temps passé intelligent pour les consultants.

De la pointeuse à aujourd’hui

Invention de la fin du 19ème siècle, la pointeuse permettait aux employés d'enregistrer leur heure d'arrivée et de départ en insérant une carte dans la machine. Cette méthode a été utilisée pendant près d'un siècle dans les usines et les ateliers avant que l'apparition de solutions informatiques ne vienne révolutionner la gestion du temps de travail. En effet, si la pointeuse traditionnelle offrait un moyen de contrôle simple et rapide sur le temps de présence des salariés, elle présentait néanmoins quelques limites :

• Manque de souplesse : cette méthode ne prenait pas en compte les éventuelles pauses ou absences ponctuelles en cours de journée.
• Difficulté de vérification : il était difficile de savoir si les heures pointées correspondaient réellement au temps effectivement travaillé.
• Calcul du temps de travail fastidieux : la gestion des heures supplémentaires, des congés et autres variables liées au temps de travail devait être effectuée manuellement.
• Pas adapté aux horaires flexibles ou au télétravail : les pointeuses ne sont pas conçues pour suivre le travail à distance ou sur des plages horaires non régulières.

Apparition des logiciels de gestion du temps et des timesheets.

Avec l'avènement de solutions informatiques dans les années 1980 et 1990, les entreprises ont commencé à délaisser progressivement les pointeuses mécaniques pour adopter des outils plus performants. Des tableurs tels que Microsoft Excel ont permis de remplacer les pointeuses physiques par des feuilles de calcul numériques, encore appelées timesheets.

Ces outils offrent de nombreux avantages :

• Flexibilité : il est possible de modifier facilement les heures enregistrées en cas d'erreur ou d'oubli.
• Accessibilité : les employés peuvent consulter et mettre à jour leurs heures de travail depuis n'importe quel ordinateur.
• Suivi automatisé : les logiciels permettent de gérer automatiquement les attributions de congés, les jours fériés ou les heures supplémentaires.
• Rapports complets : les données peuvent être analysées pour en déduire des statistiques pertinentes sur le temps de travail.

Les limites des timesheets traditionnelles et les défis du travail moderne

Toutefois, il convient de noter que les timesheets numériques classiques présentent encore certaines limites :

• Imprécision : les erreurs de saisie sont fréquentes et peuvent occasionner des problèmes lors du calcul de la rémunération ou du suivi des heures travaillées.
• Lourdeur administrative : malgré l'automatisation partielle du processus, il est parfois nécessaire d'effectuer des vérifications manuelles.
• Développement du télétravail et du travail en mode projet : ces outils ne sont pas toujours adaptés aux nouveaux besoins des entreprises. Avec la montée en autonomie des salariés et le développement de nouvelles formes de travail (télétravail, co-working, flexibilité horaire), un suivi du temps passé plus intelligent et personnalisable est nécessaire.

Construction d'un suivi du temps passé intelligent pour les consultants

Pour répondre aux défis posés par les modes de travail modernes et offrir une solution adaptée aux consultants, il est nécessaire de construire un suivi du temps passé “smart”. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :

Utiliser des outils adaptés et modernes

Il existe aujourd'hui des solutions informatiques spécialement conçues pour le suivi du temps passé des consultants, offrant de nombreuses fonctionnalités adaptées à leurs besoins. Ces outils en ligne permettent notamment de :

• Suivre en temps réel les heures travaillées sur chaque projet.
• Organiser et planifier les tâches de manière efficace.
• Générer automatiquement des factures en fonction du temps consacré aux clients.
• Analyser la rentabilité de chaque projet en fonction du temps passé et des coûts engagés.

Les outils de gestion RH complets intègrent également le suivi du temps de travail des salariés comme des consultants, et peuvent le relier aux autres modules intégrés, comme la génération de fiches de paie ou avec le compte-rendu d'activité.

Les avantages d'un suivi du temps intelligent.

Une vraie plus value pour les consultants.

Mettre en place un suivi du temps intelligent pour les consultants offre de nombreux avantages tangibles.. Cela signifie une facturation plus précise et une rémunération au plus juste. En outre, cela permet une meilleure gestion des projets, en aidant à identifier les moments les plus efficaces, et ceux où le temps alloué peut être réduit. Un suivi du temps apporte également une véritable transparence avec les clients, qui peuvent voir exactement où leur argent est dépensé. L'utilisation d'une plateforme d'automatisation libère les consultants de la corvée administrative que représente le suivi manuel du temps, leur permettant de se concentrer sur ce qu'ils font de mieux : conseiller et apporter de la valeur à leurs clients.

Favoriser l'autonomie et la responsabilisation des partenaires.

Dans un contexte où les partenaires, salariés ou consultants, sont de plus en plus autonomes et amenés à gérer leur propre temps, il est primordial de les impliquer dans le processus de suivi du temps passé. Leur donner accès à leurs timesheets et les inciter à les mettre à jour régulièrement garantit une meilleure prise en compte de leur réalité de travail.

Automatiser autant que possible les processus administratifs

Pour simplifier la gestion du temps, il est essentiel d'automatiser au maximum les tâches administratives liées au suivi du temps passé (calcul des congés, heures supplémentaires, etc.). Cela permet non seulement de réduire les erreurs, mais aussi de dégager du temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. L'utilisation d'un outil de gestion RH comme Weabea devient alors un indispensable pour automatiser le plus possible ces tâches.

Exploiter les données pour optimiser la performance

Le suivi du temps ne doit pas être vu comme une simple contrainte administrative, mais bien comme un outil de performance. Les données collectées sur le temps passé à travailler permettent en effet d'identifier les sources d'inefficacité et d'optimiser les processus de travail pour améliorer la productivité.