Facturation électronique 2024

Introduction

En juillet 2024, un changement majeur interviendra dans le monde des affaires en France : toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques. Cette évolution vise à moderniser et simplifier les processus de facturation, ainsi qu'à réduire les coûts administratifs. Afin de se préparer efficacement à cette transition, les entreprises doivent dès maintenant mettre en place les outils et les compétences nécessaires pour gérer la facturation électronique.

Pourquoi cette obligation de facturation électronique ?

Cette mesure s'inscrit dans un mouvement global de dématérialisation des factures au niveau européen, qui vise plusieurs objectifs :

• Améliorer la transparence et la traçabilité des transactions financières entre les entreprises.
• Réduire les coûts administratifs liés à l'émission, l'envoi et l'archivage des factures papier.
• Lutter contre la fraude à la TVA et faciliter les contrôles fiscaux.
• Accélérer les délais de paiement et améliorer la gestion de trésorerie des entreprises.

En encourageant le recours à la facturation électronique, les autorités françaises entendent également renforcer la compétitivité des entreprises nationales et accompagner leur transformation numérique.

À quoi correspondent les factures électroniques ?

Une facture électronique est une facture dématérialisée, c'est-à-dire créée, envoyée et conservée sous format numérique. Plusieurs formats de facturation électronique existent, parmi lesquels :

Ces outils offrent de nombreux avantages :

• Les fichiers PDF simples ou signés numériquement.
• Les factures au format XML (eXtensible Markup Language), qui permettent un traitement automatisé des données.
• Les factures au format Factur-X, un standard franco-allemand qui repose sur l'association des formats XML et PDF pour garantir à la fois lisibilité humaine et interopérabilité informatique.

N'hésitez pas à vous renseigner auprès de vos interlocuteurs afin de choisir le bon format. Celui-ci dépendra notamment des exigences techniques et fonctionnelles de votre entreprise et de celles de vos partenaires commerciaux.

Quelles sont les implications pour les entreprises ?

Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique en 2024, les entreprises devront non seulement être en mesure d'émettre des factures électroniques, mais également de les recevoir et de les traiter en mettant à jour leurs systèmes d'information et leurs processus internes.

Comment se préparer à l'obligation de facturation électronique ?

La mise à jour des systèmes et des méthodes

Pour se conformer à cette obligation, les entreprises devront être capables non seulement d'émettre mais aussi de recevoir et traiter des factures électroniques. Cela implique des ajustements de leurs systèmes d'information et processus internes, ainsi que la formation de leurs collaborateurs sur les nouvelles méthodes de travail : notamment de :

• Audit de vos pratiques de facturation actuelles : Identifiez vos forces et faiblesses pour définir vos besoins en matière de solutions technologiques et de compétences.
• Choix d'une solution de facturation électronique : Comparez les offres du marché et choisissez une solution sécurisée, efficace et qui répond aux exigences légales.
• Formation et accompagnement de vos collaborateurs : Informez et formez vos équipes aux nouvelles méthodes de facturation. Suivez leur progression et soutenez-les pendant cette période de transition.

Afin de faciliter la démarche, il peut être utile de se faire accompagner par un expert-comptable ou un consultant spécialisé dans la mise en œuvre de projets de facturation électronique.

L'Utilité de l’Outil de Gestion RH Weabea

La solution Weabea est d'une grande aide dans la transition vers la facturation électronique. Disposant de modules dédiés à la facturation, permettant d'automatiser l'ensemble du processus, de la création de la facture à son envoi et son archivage numérique, faire le choix du logiciel RH Weabea facilite également le suivi et le contrôle des factures, contribuant ainsi à une meilleure conformité fiscale. Avec une interface claire, c'est également une aide à la formation des collaborateurs et à l'adaptation de vos processus internes.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises ?

Même si l'adoption de la facturation électronique représente un certain investissement initial en termes de temps, d'efforts et de ressources, elle présente de nombreux atouts à long terme pour les entreprises :

• Des économies à long terme : la suppression de l'impression, de l'affranchissement et de l'archivage papier permet de réaliser des économies significatives sur les coûts administratifs et logistiques.
• Une meilleure gestion des données : le recours à des formats numériques structurés, comme le XML, facilite l'automatisation et l'intégration des factures dans les systèmes d'information des entreprises (saisie comptable, paiement, suivi commercial, etc.).
• Un gain de temps et une amélioration des délais de paiement : la transmission électronique des factures permet de réduire les délais d'encaissement et d'améliorer la trésorerie des entreprises.
• Un meilleur contrôle et une meilleure conformité fiscale : la traçabilité et l'authenticité des factures électroniques sont renforcées, ce qui permet de limiter les erreurs et les risques de fraude à la TVA.
• Une contribution écologique : la suppression du papier et des envois postaux contribue à réduire l'impact environnemental des activités de facturation et participe aux démarches de responsabilité sociale des entreprises. ]}