Comment gérer efficacement les arrêts maladie dans une entreprise

Introduction

Dans le contexte actuel où la santé des employés est devenue une priorité pour toutes les entreprises, il est primordial d'aborder la question de la gestion des arrêts maladie. Ces derniers peuvent causer un certain déséquilibre dans l'organisation du travail et impacter la productivité de l'entreprise. Dans ce guide, nous allons vous donner quelques conseils pour une gestion optimale des arrêts maladie au sein de votre entreprise.

Comprendre les obligations légales liées aux arrêts maladie

Tout d'abord, il est essentiel de bien connaître les règles et obligations légales en matière d'arrêts maladie pour toutes les parties concernées. Cela inclut le respect des procédures de déclaration de l'absence, des droits et indemnisations prévues par la loi, ainsi que la possibilité de contrôler régulièrement la situation médicale de l'employé.

• Respecter les délais de déclaration : L'employé doit envoyer son certificat médical (indiquant la durée de l'incapacité de travail) à l'employeur et à la Sécurité sociale dans un délai de 48 heures dès le début de sa maladie.
• Versement des indemnités journalières : La Sécurité sociale verse des indemnités journalières au salarié en arrêt maladie, calculées en fonction de son salaire et de la durée de l'arrêt. Celles-ci sont versées à partir du 4ème jour d'arrêt pour une simple maladie, et dès le premier jour en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle.
• Indemnisation complémentaire de l'employeur : En fonction de la convention collective applicable dans l'entreprise, un employeur peut être amené à compléter les indemnités journalières de la Sécurité sociale afin que le salarié perçoive une rémunération équivalente à son salaire habituel pendant la période d'incapacité.
• Contrôle des arrêts maladie : L'employeur a le droit de faire contrôler régulièrement la situation médicale de l'employé en arrêt maladie. Cette démarche doit respecter certaines conditions et ne peut pas avoir lieu à tout moment de la journée.

Mettre en place des procédures internes de gestion des arrêts maladie

Devant les différentes obligations administratives concernant les arrêts maladie, il est indispensable de mettre en place des procédures internes claires et précises concernant leur gestion, et ce, afin d'éviter les imprécisions et les mauvaises surprises pour l'employeur comme pour l'employé. Ces procédures peuvent couvrir différents aspects :

• La déclaration des arrêts maladie auprès de l'employeur (envoyer une copie du certificat médical par email ou par courrier).
• Établissement et transmission à la CPAM de l'attestation de salaire du salarié par l'employeur.
• Le remplacement temporaire de l'employé absent (répartition des tâches entre les membres de l'équipe, recrutement d'un intérimaire, etc.).
• La communication interne sur les absences pour maladie (informations à partager avec les autres employés et managers concernés).
• Le suivi des arrêts maladie (mise à jour d'un tableau de bord, échanges réguliers avec l'employé sur son état de santé, etc.).
• Déclarer le retour de l'employé pour les employeurs ayant opté pour la DSN.

Formaliser ces procédures dans un document écrit

Afin de garantir la bonne application de ces procédures internes, il est recommandé de les consigner dans un document écrit accessible à tous les employés. Ce document doit être le plus complet et détaillé possible, afin d'éviter toute ambiguïté ou désaccord ultérieur quant à leur interprétation.

Utiliser un outil de gestion des ressources humaines pour gérer les arrêts maladie

Pour une gestion efficace des arrêts maladie, un outil de gestion des ressources humaines est une vraie plus-value pour automatiser les différentes déclarations et gagner du temps. Ces solutions peuvent automatiser et simplifier de nombreuses tâches liées à la gestion des arrêts maladie, telles que :

• Le suivi des absences : Le logiciel peut automatiquement enregistrer les dates et durées des arrêts maladie, ce qui facilite le suivi des absences et aide à repérer d'éventuelles tendances ou problèmes (par exemple, des absences fréquentes ou prolongées).
• La gestion des documents : Le SIRH peut stocker numériquement tous les documents relatifs aux arrêts maladie (certificats médicaux, justificatifs de paiement des indemnités, etc.), ce qui permet un accès facile et rapide à ces informations en cas de besoin.
• La communication interne : L'outil RH permet des notifications automatiques à certaines personnes (par exemple, le manager de l'employé, le service comptabilité, etc.) lorsqu'un arrêt maladie est déclaré, afin de les tenir informées et de faciliter le remplacement ou la réorganisation du travail.
• Les contrôles médicaux : Le logiciel peut également aider à gérer les contrôles médicaux des employés en arrêt maladie, en envoyant des rappels pour les rendez-vous et en stockant les rapports médicaux.
• La gestion des DSN : La solution RH permet aussi de gérer ses DSN mensuelles de manière simple et claire, afin d'éviter toute erreur ou oubli.

Assurer une bonne communication autour des arrêts maladie

Une gestion efficace des arrêts maladie nécessite également une communication interne adéquate. En effet, les autres employés de l'entreprise doivent être informés des absences pour maladie, notamment s'ils sont amenés à assumer temporairement certaines responsabilités en l'absence de leur collègue.

• Communiquer rapidement : Lorsqu'un employé se déclare en arrêt maladie, il est important d'en informer rapidement les autres membres de l'équipe et les managers concernés, afin de leur permettre d'organiser au mieux la répartition du travail pendant l'absence.
• Rassurer sur la confidentialité : Certaines informations médicales sont sensibles et doivent être traitées avec précaution. Il est important de rassurer les employés quant à la confidentialité des informations liées à leur santé, tout en veillant à informer leurs collègues du fait qu'ils seront absents pour une durée déterminée. Un outil adapté au stockage des données RH est alors indispensable pour assurer cette confidentialité.

Suivi régulier de l'état de santé de l'employé en arrêt maladie

Afin de maintenir le lien entre l'entreprise et l'employé absent pour raisons de santé, il peut être utile de mettre en place un suivi régulier de sa situation médicale. Cela peut passer par des échanges téléphoniques, des emails ou des entretiens en face-à-face selon les souhaits et disponibilités de chacun. Ce suivi permet d'anticiper sur la date de retour de l'employé et de faciliter sa réintégration au sein de l'équipe.

Mise en place de mesures de prévention et de soutien

Il est également intéressant de réfléchir aux moyens de prévenir et réduire les risques de maladies dans l'entreprise, et ainsi limiter les arrêts maladie. Plusieurs actions peuvent être mises en place :

• Amélioration des conditions de travail (ergonomie, sécurité, hygiène, etc.).
• Prise en compte de la qualité de vie au travail (soutien aux employés en difficulté, prévention du stress et des risques psychosociaux).
• Mise en place d'actions de promotion de la santé (campagnes de vaccination, sensibilisation aux gestes barrières, prévention des addictions, etc.).